Combien de temps garder ses documents ?

Le point sur les documents à archiver et la durée pendant laquelle vous devez les conserver. Pour certaines entreprises, la période estivale est plus calme, en termes d’activité, que le reste de l’année. N’hésitez pas à la mettre à profit pour trier les multiples documents émis ou reçus par votre entreprise toute l’année.

En effet, nombre d’entre eux doivent être conservés pendant un certain temps, en particulier à titre de preuves. Déterminées soit par la loi, soit en fonction des délais de prescription applicables ou des périodes pendant lesquelles l’administration est susceptible de procéder à des contrôles, les durées de conservation varient selon la nature et le type de document concerné. Le tableau ci-dessous fait la synthèse des principaux documents de l’entreprise à archiver et de leurs durées minimales de conservation.

 

Type de document

Durée minimale de conservation

Documents civils et commerciaux

Contrats conclus avec un autre commerçant ou avec un particulier

5 ans

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

Factures clients et fournisseurs

10 ans à compter de la clôture de l’exercice

Autres documents commerciaux (bons de commande, bons de livraison, etc.)

10 ans à compter de la clôture de l’exercice

Documents comptables

Livres et registres comptables

10 ans

Documents bancaires

Relevés bancaires, talons de chèques, etc.

5 ans

Documents sociaux (pour les sociétés commerciales)

Convocations, feuilles de présence et pouvoirs

3 ans

Ordres et registres de mouvements de titres

5 ans

Rapports du gérant ou du conseil d’administration

3 ans

Rapports des commissaires aux comptes

3 ans

Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseil d’administration

5 ans

Statuts, annexes et pièces modificatives

5 ans 
à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés

Documents relatifs au personnel

Double des bulletins de paie (papier)

5 ans 

Registres et état du personnel

5 ans 

Double des bordereaux de paiement des cotisations sociales

5 ans 

Reçus pour solde de tout compte

5 ans